Hur förklarar vi vad en organisation är och hur den fungerar i en tid präglad av digitalisering och AI? Är våra etablerade teorier för att förstå organisation och ledning fortfarande relevanta när chefer och medarbetare ersätts av algoritmer som styr ett alltmer robotiserat arbete? Dessa frågor kan knappast få särskilt välgrundade svar i dagsläget eftersom vi bara precis har börjat skönja konturerna av hur förutsättningarna för organisering håller på att förändras. Som studieobjekt betraktade är både ’organisation’ och ’samhälle’ just nu något mer förgängliga och utmanande att definiera än vad de har varit under de senaste decennierna. I en tid av förändring behövs både kartläggning av och kritisk reflektion kring nya organisationspraktiker och dess betydelse för samhällets utveckling. Med andra ord har vi som skapar kunskap om organisationer precis fått väldigt mycket att göra!
Liksom tidigare tekniska uppfinningar som revolutionerat informationshantering har de senaste årens genomslag för maskininlärning och generativ AI utmanat synen på kunskap, både i organisationer och i samhället i stort.[1] De förändringar vi ser i form, praktik och infrastruktur för information och ledning utmanar etablerad ordning på både organisations- och samhällsnivå. Ett sätt att se på denna utveckling är att AI-utvecklingen problematiserar antaganden om vad en organisation är, vad kunskap är, och hur ledning fungerar. En grundläggande fråga för företagsekonomer är därför vad den samtida tekniska utvecklingen för informationshantering innebär i relation till etablerade teorier om organisering, ledning, relationer och maktstrukturer.
Informationshantering är central för ordningen i sociala sammanhang oavsett skala, såväl i små organisationer som på övergripande samhällsnivå. Det välkända uttrycket kunskap är makt (”Et ipsa scientia potestas est”, Francis Bacon, 1597) antyder att tillgång till information och förmåga att tolka den är något som kan ge fördelar gentemot den som saknar detsamma. Hur – och av vem – olika typer av information skapas, dokumenteras och kommuniceras har historiskt varit centralt för hur maktstrukturer byggts upp, såväl i informella sammanhang som i stora organisationer och på samhällsnivå. I organisationssammanhang är information (och infrastrukturen för information) viktig för både intern styrning och extern kontroll. Interna ledningsverktyg utformas ofta med utgångspunkt i vem som ska få tillgång till vilken information, för att makten över beslut och processer ska ligga hos avsedda beslutsfattare. Vidare är företagsinformation också reglerad, så att information som anses vara av ekonomiskt intresse för vissa externa aktörer (primärt Skatteverket och investerare) ska komma dessa till hands. På samhällsnivå kan betydelsen av informationsinfrastruktur ses i historiska exempel såsom hur det i Sverige länge var kyrkan som samlade in och sparade information om folket på individnivå, innan staten började bygga upp och underhålla egna register och statistik.[2] Den informationsinfrastruktur som först kyrkan och senare staten byggde upp utgjorde en avgörande förutsättning för den makt som kunde upprätthållas gentemot folket.[3] I ljuset av hur betydelsefull en informationsinfrastruktur kan vara för praktiserandet av makt och ordning framstår nutidens fokus på att bygga ny informationsinfrastruktur för automatisering och AI, både i enskilda organisationer och på bredare samhällsnivå, viktig för såväl företagsekonomer som samhällsvetare att granska och diskutera.
”Tekniken formar inte bara våra verktyg utan omformar också de strukturer och processer genom vilka vi organiserar arbete och samhälle.”
Från ämnesområdet teknik- och vetenskapsstudier (STS) har vi lärt oss att det inte är tekniken i sig som dikterar hur samhället ser ut. Ny teknik är inte direkt styrande (teknologideterminism), utan har betydelse på det som den används i olika praktiker.[4] Med andra ord är det intressanta med teknikutvecklingen inte nödvändigtvis relaterat till den nya teknikens kapacitet, utan vad människor gör annorlunda med den nya tekniken. Detta resonemang innebär inte på något sätt att förminska teknikens betydelse till att se den som obetydlig eller neutral. Olika teknologi ger olika förutsättningar för handling, så teknikutveckling bör ses som mycket betydelsefull i termer av vilka handlingar som möjliggörs i olika sammanhang. I och med att teknikförändring kan möjliggöra handlingsförändring så kan praktik ses som föränderlig i ett samspel mellan teknik och handling. Praktiker, såsom ledning och arbete, är således inte stabila utan kan snarare ses som ständigt föränderliga i ett samspel med (ny) informationsteknik.
Genom företagsekonomins historia har teknik varit betydelsefull för utvecklingen av nya sätt att organisera människor och arbete.[5] Det är förstås inte så enkelt att tekniken har skapat nya organisationsformer, utan snarare är det så att vi åtminstone från industrialiseringen och framåt har kunnat se att organisationers och samhällens principer för att samordna och styra har förändrats i ett samspel med informationsteknikens utveckling. Organisationsformer, ledningsstrukturer och arbetssätt har utvecklats jämte ny teknik, men också i relation till omgivande samhällets normer, politiska klimat och ekonomiska förutsättningar. I sin genomgång av ekonomistyrningens historia fram till 1980-talet belyste Kaplan hur ny informationsteknik såsom telefoni, miniräknare och datorer kom att få stor betydelse för utvecklingen av nya ledningspraktiker och organisationsformer.[6] Så snart en ny informationsteknik har möjliggjort snabbare eller mer storskalig hantering av information kan vi också se organisationspraktiker förändras. Telefonen introducerade en ny möjlighet till direktkommunikation mellan geografiskt åtskilda platser, vilket Kaplan såg som en nyckel till att det först var efter telefonens inträde vi såg företag växa genom att bedriva verksamhet på flera orter. Det var inte telefonen som skapade multinationella företag, men kanske hade det varit svårt för en företagare att föreställa sig möjligheten att leda tusentals utspridda medarbetare när information fortfarande färdades med hästburna budbärare?
En lika revolutionerande förändring av informationshantering kan ses i miniräknaren, som Kaplan menade möjliggjorde ett flertal olika organisatoriska förändringar med utgångspunkt i att matematiska beräkningar nu kunde nyttjas i större utsträckning än tidigare. När fler medarbetare kunde göra avancerade beräkningar skapades helt andra förutsättningar för – och behov av – organisering och ledning. Med utvecklingen av datorer i mitten av 1900-talet kom även bokföringsdatorer och hålkort för storskalig hantering av bokföring och löner. De tidiga tillämpningarna handlade bland annat om att automatisera det manuella bokföringsarbetet.
I Kaplans genomgång är det slående hur samspelet mellan rådande ledningsideal och tillgänglig teknik som miniräknaren och bokföringsdatorer hela tiden skapat nya förutsättningar, där företag under följande decennier ägnade sig alltmer åt kvantitativ analys av olika aspekter av verksamheten, men också utvecklade nya alltmer storskaliga organisationsformer. Senare utveckling av mobiltelefoni och internet har fortsatt samspelet med organisationsutvecklingen i samma principiella huvudriktning – en till synes självklar strävan mot effektivisering genom accelererad och mer storskalig hantering av information. När dagens företagsekonomer pratar om digitalisering är det vanligen denna typ av effektiviseringssökande förändring som avses.
Idag har digitalisering kommit att bli ett tämligen vagt definierat paraplybegrepp som kan avse både små systemtekniska och omfattande organisatoriska förändringar. Med hänsyn till ordets bokstavliga betydelse (att göra något digitalt) kan begreppet avgränsas till att i huvudsak avse en förändring där hanteringen av någon form av information flyttas från manuell eller fysisk hantering till en digital miljö. Det vill säga, hanteringen av information omstruktureras så att vissa arbetsflöden eller beslut kan ske helt eller delvis automatiskt och därmed bli effektivare i termer av tidsbesparing eller ökad skala. Det kan till exempel handla om att automatisera schemaläggning eller att övergå till e-faktura för att undgå manuell läsning och bokföring av fakturor och betalningar. Nya tekniska lösningar kan många gånger syfta till att effektivisera ett avgränsat arbetsmoment, men innebär ofta förändringar av en befintlig arbetsprocess. När ny teknik inspirerar till att förändra arbetsprocesser kan detta beskrivas som en problematisering av den etablerade ordningen. Och när den etablerade ordningen problematiseras är det alltid intressant för samhällsvetenskapliga forskare att studera vad som händer. De senaste årens utveckling mot mer automatisering och introduktionen av generativ AI kan ses som ytterligare exempel på ny teknik för informationshantering i organisationer och samhälle. 1900-talets teknikhistoria visar att utvecklingen av nya verktyg för informationshantering har följts av strukturella förändringar inom organisationer och i samhället.
Automatisering, maskininlärning och generativ AI problematiserar etablerade synsätt på information och vad den kan användas till öppnas nya möjligheter att studera grundläggande strukturer i organisationer och samhälle och hur dessa förändras. Det finns förstås otaliga sätt att närma sig detta från både företagsekonomiska och andra samhällsvetenskapliga perspektiv, men nedan följer några exempel på områden där studieobjekten ’organisation’ och ’samhälle’ särskilt problematiseras av digitaliseringen.
”Digitaliseringens framväxt tvingar oss att ompröva våra grundläggande antaganden om organisationer, kunskap och makt.”
Ett område handlar om hur automatisering organiseras, det vill säga hur en organisation i praktiken går till väga för att automatisera en uppgift eller en beslutsprocess. Automatiseringsprojekt kan hindras av idéer om komplexitet (svårt att förenkla processen som ska automatiseras) eller begränsad information (viktiga aspekter fångas inte av tillgängliga data). Komplexitet och bristfällig information är inte nya utmaningar inom företagsekonomi. Information i organisationer är alltid ofullständig. En förutsättning för beräkningar (av lönsamhet, logistikplanering och så vidare) har därför alltid varit att det behövs kompletterande information och antaganden – eller annorlunda uttryckt så behöver företagsekonomen utöver matematiska kunskaper även använda sitt eget (professionella) omdöme. Automatisering förutsätter i stället att behovet av omdöme elimineras. När organisationer använder automatisering för att effektivisera är det därmed intressant att undersöka hur denna process organiseras i relation till komplexitet och omdöme. Vad är konsekvenserna av att reducera komplexitet? Skapas utrymme för omdöme och sker det kanske på andra platser eller i andra former bortom organisationen?
Ett annat område handlar om hur förändring kan organiseras under föränderliga förutsättningar. Om ny teknik skapar förutsättningar för nya sätt att praktisera och organisera, hur ska vi då planera för morgondagens organisation? De senaste årens utveckling inom automatisering och maskininlärning förutsätter en informationsinfrastruktur som tillgängliggör data på ett sätt som många organisationer inte har haft på plats sedan tidigare. För de organisationer som nu har ambitionen att automatisera och implementera AI-verktyg är det en utmaning att bygga upp en infrastruktur för de önskade processerna. De nya möjligheter som en organisation hoppas på kan mycket väl innebära stora organisatoriska förändringar till följd av att kartan över organisationens arbetsprocesser ritas om. Vid sådan omorganisation kan företagsekonomisk litteratur sedan tidigare vittna om många typer av utmaningar. Vilka utmaningar möter dagens organisationer i sina försök att omorganisera i relation till digitaliseringens nya ideal? Kan omorganisation för nya förutsättningar planeras och genomföras utan att först ha målbildens informationsinfrastruktur på plats?
Ett tredje område handlar om hur etablerad ordning kring beslut, makt, och ansvarsutkrävande upprätthålls eller förändras när organisationer genomgår förändringar i digitaliseringens namn. Vad som i grunden utgör en organisation kan behöva nya förklaringsmodeller som tar hänsyn även till samtidens alternativa former av kollektiva projekt, inte minst gig-ekonomins koordinerade egenanställningar.[7] Detsamma gäller grundläggande begrepp som ’ledarskap’ och ’samhälle’. Vidare kan betydelsen av organisationens fysiska struktur (geografisk plats, lokaler, arbetsplats) förändras när allt fler typer av arbeten i allt fler typer av organisationer kan utföras ’på distans’ i virtuella miljöer.[8] Vad händer med beslutsordning och maktrelationer när vissa beslut eller delprocesser automatiseras och relationer mellan olika medarbetare och ledningsnivåer kopplas isär och samman på nya sätt? Vad händer med kundens (eller medborgarrelationen för offentlig verksamhet) roll i organisationen när kontakttillfällen automatiseras eller robotiseras?
De senaste decenniernas långtgående digitalisering av informationsflöden i västvärldens organisationer och samhällen har onekligen bidragit till tidseffektivisering. I den digitaliserade samhällsordning vi nu befinner oss i kan det många gånger framstå som att kedjor av automatiserade beslut skapat en ogenomtränglig rökridå framför den nya effektivitetens maktstrukturer. Hur är egentligen ”ordningen” konstruerad i samtida organisationer och samhälle?
Tidigare företagsekonomisk forskning utgör en viktig kunskapsbank i termer av hur organisationer historiskt har byggts upp och för att förstå informationsteknologins roll i samhällsutvecklingen. Även om nya former, praktiker och infrastruktur för information potentiellt ritar om kartan är det inte givet att vår syn på organisationer och samhälle förändras vare sig snabbt eller mycket. En viktig uppgift för samhällsvetenskapliga forskare är därför att genom empiriska studier belysa de nya organisationspraktiker och organisationsstrukturer som håller på att utvecklas, men också att tillgängliggöra kunskap – även utanför det företagsekonomiska ämnets avgränsade discipliner – om hur till synes små förändringar i hur organisationer styrs och samordnas, när de sker utbrett i många organisationer, också bidrar till förändringar av samhället i stort.
Andreas Sundström
Andreas Sundström är universitetslektor i redovisning vid Stockholms universitet.
Hans forskning handlar om hur vetenskapsfilosofi praktiseras i verksamhetsstyrning.
Litteratur
[1] Faraj, S., Pachidi, S., & Sayegh, K. (2018). Working and organizing in the age of the learning algorithm. Information and Organization, 28(1), s. 62–70.
[2] Johannisson, K. (1990). Society in numbers: the debate over quantification in 18th-century political economy.
T. Frängsmyr, J. L. Heilbron, R.E. Rider (red.) The quantifying spirit in the eighteenth century, (s. 343–2) Berkeley: University of California Press.
[3] Reuterswärd, E. (2001). Ett massmedium för folket: Studier i de allmänna kungörelsernas funktion i 1700-talets samhälle. Doktorsavhandling, Lunds universitet.
[4] Latour, B. (1994). On technical mediation. Common Knowledge, 3(2), s. 29–64.
[5] Drucker, P. F. (1992). Organizations. Harvard Business Review, 20(7), s. 281–293.
[6] Kaplan, R. S. (1984). The evolution of management accounting. The Accounting Review, 59(3), s. 390–418.
[7] Kornberger, M. (2022). Strategies for distributed and collective action: Connecting the dots. Oxford: Oxford University Press.
[8] de Vaujany, F-X., mfl. (2021). Control and surveillance in work practice: Cultivating paradox in ‘New’ Modes of Organizing. Organization Studies, 42(5), s. 675–695.
