“. . .there’s an app for that!”[i]
Appar är idag så integrerade i vår vardag att vi ofta tar dem för givna. De hjälper oss med allt från bankärenden och sociala kontakter till reseplanering och nyhetsuppdateringar, och de har också blivit en självklar del av offentliga verksamheters interaktion med medborgare. Men hur påverkar dessa ”digitala artefakter” de organisationer vi arbetar i eller interagerar med dagligen? Sedan introduktionen av den ”smarta” telefonen i början av 2000-talet har antalet appar exploderat[ii]. De är nu centrala för både vårt dagliga liv och hur offentliga organisationer fungerar och organiserar sin verksamhet.
För att leverera högkvalitativa välfärdstjänster till medborgare och företag, och samtidigt svara upp mot krav på modernitet, innovation och digitalisering, har många offentliga organisationer vänt sig till konsulter och It-företag för att utveckla digitala tjänster, inklusive appar. Även om mindre, lokala företag ibland vinner upphandlingar, domineras marknaden av ett fåtal stora internationella aktörer och deras produkter[iii]. För vissa offentliga organisationer innebär detta att de förlorar kontrollen över både mjukvaran och den data som välfärdstjänsterna bygger på. På europeisk nivå har detta väckt diskussioner om förlorad kontroll över ”det digitala” och farhågor om teknikföretagens dominans, särskilt kring deras följsamhet till europeiska regler och värderingar[iv].
Trots att IT och digitalisering har studerats inom många forskningsfält vet vi förvånansvärt lite om relationen mellan appar och organisering – specifikt hur offentliga organisationer arbetar med appar och hur dessa påverkar deras verksamhet. I denna studie har vi undersökt vad som händer organisatoriskt när offentliga verksamheter arbetar för att ta, eller kanske snarare återta, kontrollen över ”det digitala”.
Vi har studerat detta genom att följa två Regionala Kollektivtrafikmyndigheter (RKM) och deras arbete med att utveckla egna appar. Istället för att köpa färdiga ”paket” och ”IT-lösningar” från stora teknikföretag, valde dessa organisationer att utveckla sin egen mjukvara. Kollektivtrafik är en lämplig kontext för att studera relationen mellan digitalisering och organisering. På kort tid har kollektivtrafiksystemen i flera europeiska städer gått från att använda pappersbiljetter och fysiska tidtabeller till ”smarta kort” och appar för resesök, realtidsdata och biljettbetalningar. Denna transformation påverkar inte bara hur vi reser och planerar våra resor, utan också hur RKMerna själva planerar och organiserar sin verksamhet.
Ett organiseringsperspektiv på det digitala
Samhällsvetenskapliga studier av teknologi är ett väletablerat forskningsområde, även inom organisationsforskningen. Forskning om digitalisering bygger i stor utsträckning vidare på detta område och fokuserar ofta på teknikens betydelse för arbetets organisering samt hur ny teknologi påverkar maktrelationer[v]. Trots att appar numera är en integrerad del av våra liv finns det förvånansvärt lite forskning om relationen mellan appar och organisering.
Appar är dock inte helt förbisedda inom samhällsvetenskapen. Ett växande forskningsintresse har riktats mot appars sociala dimensioner, exempelvis studier av hälsoappar och plattformar[vi], sociala medie-appar[vii] och datingappar[viii]. För att skapa en översikt av detta fält har Gerlitz och hennes kollegor[ix] identifierat tre huvudinriktningar inom ”app-studies”. Den första fokuserar på appars mobilitet och deras roll i att skapa nya former av kommunikation. Den andra handlar om affärsmöjligheter och datadriven försäljning, medan den tredje undersöker den infrastruktur som möjliggör appar, såsom nätverk, uppkoppling och datatrafik.
Utöver dessa inriktningar har andra forskare, såsom Dieter med kollegor[x]. föreslagit att appar bör studeras som ”software packages”. De har även identifierat nio empiriska och konceptuella utmaningar som forskare bör överväga vid studiet av appar och andra digitala artefakter[2]. Noterbart. Det som är anmärkningsvärt är dock att ingen av dessa utmaningar, eller de tre huvudinriktningarna inom app-studies, tar organisering som en explicit ingång eller analysnivå för studiet av appar. Det är just här vi ser en möjlighet att bidra.
Skånetrafiken och Västtrafik – en digitaliseringsresa in i verksamheterna
Både Skånetrafiken och Västtrafik är regionala kollektivtrafikmyndigheter, vilket innebär att de är politiskt styrda verksamheter men också hybridorganisationer. Detta beror på att deras finansiering sker på två sätt: hälften av budgeten täcks av biljettintäkter, medan den andra hälften finansieras av skattemedel. De kombinerar således en marknadslogik, där försäljning och marknadsandelar är viktiga, med ett ansvar att uppfylla politiska mål som implementeras inom en förvaltningsstruktur. Kärnverksamheten, själva trafikdriften, upphandlas sedan från trafikföretag.
Förutsättningarna för Skånetrafiken och Västtrafik är i många avseenden liknande. Regionerna är jämförbara i befolkningsstorlek, båda har en närhet till havet och relaterar till en storstad inom sitt område. En viktig skillnad är dock antalet resenärer: Skånetrafiken hanterar cirka 500 000 dagliga resor, medan Västtrafik har närmare en miljon.
Båda organisationerna har genomgått en liknande digitaliseringsresa, från pappersbiljetter till kortsystem, och har idag (2024) var sin app.
Från upphandling till inhandling
Både Skånetrafiken och Västtrafik har lång erfarenhet av att arbeta med upphandlad IT och teknik, exempelvis för resesökningsfunktioner, biljett- och betalsystem samt olika typer av webblösningar. Trots detta rapporterar båda myndigheterna att detta arbetssätt inte varit tillfredsställande. Tjänstepersoner i båda organisationerna uttrycker en oro över att fastna i långvariga kontrakt med IT- och mjukvaruföretag, där kontrakten ofta är kopplade till en specifik teknik som snabbt kan bli obsolet. Vidare uppfattas upphandlingsprocessen som en begränsning som gör organisationerna mindre flexibla.
I båda fallen kom idéerna om att utveckla en egen app från tjänstemannanivån, men initiativen fick också starkt politiskt stöd. I ett styrelseprotokoll från 2016 beskriver Kollektivtrafiknämnden i Region Skåne att en traditionell upphandling av ett stort och flexibelt IT-system är svår att genomföra med bibehållen kvalitet, eftersom marknaden för digitala lösningar förändras mycket snabbt. Nämnden uttrycker även en oro för att bli beroende av externa IT-leverantörers ägarskap och expertis[xi]. Målet formulerades som att skapa ett storskaligt system för betalning, information och service som skulle göra Skånetrafiken oberoende av sin dåvarande leverantör av biljettsystem[xii].
På ett liknande sätt var det biljettsystemet och zonindelningarna i Västra Götalandsregionen som initierade diskussionen om en app. Regionen hade över 70 zoner och cirka 200 olika biljettkombinationer, vilket krävde en omfattande översyn. En kombinerad sök- och biljettapp föreslogs som en del av lösningen på dessa problem.
I båda organisationerna betraktades den planerade appen som en möjliggörare, särskilt då argumenten fokuserade på att en internt utvecklad app kunde lösa flera utmaningar. Detta inkluderade komplexiteten i zonsystemen och de många biljettkombinationerna, men också möjligheten att generera information och erbjuda flexibilitet vid ändringar eller funktionsanpassningar i appen.
Från kollektivtrafiksexpertis till app-expertis
För att utveckla en egen app krävs i regel expertis inom apputveckling, något som båda myndigheterna saknade i mitten av 2010-talet. Skånetrafiken hade sedan 2014 en digitaliseringschef med lång erfarenhet från telekomindustrin, som beskrev hur de började ”förbereda organisationen” för digitalisering med mobiltelefonen och en egen app som den naturliga vägen framåt. Med starkt stöd från dåvarande trafikdirektören och projektfinansiering från Vinnova skapades ett team av nyanställda och inhyrda experter, inklusive UX-designers, IT- och informationsarkitekter. Detta arbete växte så småningom till ett fysiskt utvecklingslabb med fler utvecklare och programmerare.
I Västtrafik anställdes en produktägare med ansvar för apputvecklingen, och även här tillsattes UX-designers och Scrum Masters, båda roller vanliga inom spel- och appindustrin. För båda myndigheterna representerade dessa nya typer av tjänstemannaroller en ny typ av expertis och metodik för utvecklingsarbete. Det var med andra ord en helt ny profession och sammansättning av kompetens som började ta form i respektive organisation. Dessa nya roller hade dessutom andra förutsättningar för att arbeta med digitalisering än exempelvis trafikplanerare eller avtalsförvaltare, vilket skapade både möjligheter och spänningar i den befintliga organisationens sammansättning av aktörer, roller och resurser.
Både Skånetrafiken och Västtrafik hämtade inspiration från vad de kallade ett ”tjänstedesign-tänk”. Detta arbetssätt innebär att lösningar först testas i liten skala, korrigeras och testas igen innan de skalas upp till färdiga produkter och tjänster. En IT-arkitekt på Västtrafik berättade för oss att organisationen under 10–15 år gått från att ha cirka 10 anställda inom IT till att under 2024 ha omkring 200 av totalt 450 anställda. Sådana förändringar påverkar naturligtvis organisationens struktur och dynamik.
Apparna har i båda fallen blivit centrala för hur verksamheterna organiseras. Appen fungerar som länken mellan organisationen och resenärerna, som kan delas in i olika kategorier. Dessa kategorier är organisatoriskt åtskilda men alla knyts till eller påverkas av vad appen kan eller inte kan göra. Vidare har sättet på vilket apparna utvecklades lett till att nya rutiner för allt digitaliseringsarbete etablerats inom organisationerna. Detta innebär att apparna inte bara är produkter, utan även styrande faktorer för organisatoriska processer och arbetssätt.
Digital självständighet
När vi studerade app-utvecklingen inom kollektivtrafiken reflekterade vi över den ökande dominansen av teknikbolag inom många aspekter av våra liv. Förutom att dessa företag utvecklar appar och annan mjukvara, äger de även stora mängder data som används för att skräddarsy reklam och tjänster för enskilda användare. Diskussioner på EU-nivå lyfter behovet av att återta kontrollen över ”det digitala”, ofta med fokus på lagstiftning och regleringar för att begränsa teknikbolagens monopolistiska ställning. I vår studie av appar såg vi dock en liknande rörelse på en annan nivå, där initiativen kom ”underifrån” – från tjänstepersoner inom de regionala kollektivtrafikmyndigheterna.
För dessa tjänstepersoner handlade det mindre om oro för teknikbolagens monopol och mer om att skapa flexibilitet i det dagliga arbetet och undvika långvariga kontrakt som binder organisationerna till specifika teknologier och leverantörer. I de fall vi studerat har myndigheterna tagit kontroll över ”det digitala” genom att utveckla IT-produkter och tjänster internt, snarare än att upphandla dessa. Detta har gjort det möjligt för verksamheterna att utveckla sina egna appar, vilket är i linje med det som på EU-nivå kallas digital suveränitet eller digital självständighet.
Båda organisationerna rapporterar att intern apputveckling har ökat deras flexibilitet och frihet, men detta har också lett till omfattande organisatoriska förändringar. Nya typer av expertis och professioner, som UX-designers och Scrum Masters, utgör en allt större del av personalstyrkan. Som en följd av rörelsen från upphandling till intern utveckling har organisationerna byggt upp betydande utvecklingskapacitet. En IT-arkitekt påpekade att detta är positivt – ”vi är jätteduktiga på utveckling” – men varnade samtidigt för att kapaciteten för att hantera och förvalta det som utvecklats inte är lika stark. Innovativa lösningar måste också kunna förvaltas över tid, vilket kan vara en utmaning när tekniken förändras snabbt[xiii].
Teknikens flyktighet väcker frågor om framtiden för organisationer som byggts upp kring apputveckling. När vissa kollektivtrafikmyndigheter i Europa nu börjar röra sig bortom appar, exempelvis genom att fokusera på resenärers behov, trafik och infrastruktur, kan appens roll som infrastruktur omprövas. Vad händer med verksamheter som har investerat organisatoriskt i apputveckling när appar inte längre utgör en central lösning?
Studiet av digital självständighet och relationen mellan appar, mjukvara och organisering är fortfarande i sin linda. Det finns ett ökande behov av att undersöka vad det digitala gör med organiseringen av offentlig service och vad det offentliga gör med det digitala. Vår studie kan fungera som en startpunkt för vidare forskning om appar inom andra delar av offentlig verksamhet. När statliga myndigheter, regionala sjukvårdssystem och kommunala verksamheter engagerar sig i apputveckling, bör frågor ställas om vilken roll mjukvaruutvecklare spelar. Blir dessa betraktade som nydanande och framåtblickande, och i så fall, påverkar detta deras relation till andra yrkesgrupper inom organisationen? Vad blir effekten av att teknikexpertis tar över stora delar av våra offentliga organisationer i takt med deras digitalisering? Dessa frågor är centrala för att förstå de långsiktiga konsekvenserna av den pågående digitala transformationen.
Mats Fred,
biträdande universitetslektor, statsvetenskapliga institutionen, Lunds universitet
Alexander Paulsson,
docent i företagsekonomi, företagsekonomiska institutionen, Lunds universitet
Referenser
[1] Denna text överlappar delvis med artikeln Paulsson, A., & Fred, M. (2024). Making apps, owning data: Digital sovereignty and public authorities’ arrangements to “byte” back. Organization, 0(0).
[2] I korthet beskriver Dieter mfl., (2019) dessa som: 1, Move beyond ready-made social data; 2, navigate infrastructural resistance; 3, (Un)do the user; 4, Move from content to practice; 5, Scale from situation to infrastructure and back; 6, Engage with apps statically and dynamically; 7, Resist presentism; 8, Contest Silicon Valley imperialism; 9, Don’t leave ethics behind.
[i] Chen B. (2010). Apple registers trademark for ‘There’s an app for that’. Wired. Hämtad från https://www.wired.com/2010/10/app-for-that/
[ii] Dieter, M., Gerlitz, C., Helmond, A., mfl. (2019). Multi-situated app studies: Methods and propositions. Social Media + Society 5(2), s. 1–15.
Miller D., Rabho L. A., Awondo P., mfl. (2021). Introduction. I Miller, D., Rabho, L. A., Awondo, P., mfl. (Red.) The Global Smartphone: Beyond a Youth Technology, s. 1–26. London: UCL Press.
[iii] Fischer, C., Heuberger, M., & Heine, M. (2021). The impact of digitalization in the public sector: A systematic literature review. Dms – der moderne staat – Zeitschrift für Public Policy, Recht und Management 14(1-2021), s. 3–23.
[iv] European Parliamentary Research Service (2020). Digital sovereignty for Europe. Rapport, hämtad från https://www.europarl.europa.eu/RegData/etudes/BRIE/2020/651992/EPRS_BRI(2020)651992_EN.pdf
[v] Ratner H., & Plotnikof M. (2022). Technology and dis/organization: Digital data infrastructures as partial connections. Organization Studies 43, s. 1049–67.
[vi] Dieter M., Gerlitz C., Helmond A., mfl. (2019); Lupton D. (2014). Apps as artefacts: Towards a critical perspective on mobile health and medical apps. Societies 4(4), s. 606–22.
[vii] Miller, D., Rabho, L. A., Awondo, P., mfl. (2021).
[viii] Thylstrup N. B., & Veel K. (2020). Dating app as a mediating technology of organization. I Beyes T., Holt R., & Pias C. (Red.). The Oxford handbook of media, technology, and organization studies, s. 191–201. Oxford: Oxford University Press.
[ix] Gerlitz C., Helmond A., Nieborg D. B., mfl. (2019). Apps and infrastructures – A research agenda. Computational Culture 7. http://computationalculture.net/apps-and-infrastructures-a-research-agenda/
[x] Dieter, M., Gerlitz, C., Helmond, A., mfl. (2019).
[xi] Skånetrafiken (2016). Kollektivtrafiknämnden 2016-05-13 – Investeringar i nya betalsystem i kollektivtrafiken. Styrelseprotokoll.
[xii] Skånetrafiken (2016).
[xiii] Jense, C. (2023). Förändra förvaltningen och förvalta förändringen. I Algehed, J. och Jensen, C. Innovationsplattformar för hållbara attraktiva städer. Nya sätt för kommuner att styra, leda och organisera utvecklingsarbete i samverkan. Lund: Nordic Academic Press.
